Se dice que en promedio una persona que trabaja en una oficina pasa 31 horas al mes en juntas, sí, lo leíste bien 3.9 días laborales la pasas en juntas, o sea casi una semana estás metido en una sala de juntas, y lo peor, la gran mayoría de ellas improductivas. ¿La razón? Porque la gente no sabe identificar a qué juntas vale la pena asistir o convocar y de hecho qué juntas se deberían de hacer y cuáles valdría la pena cambiarlo por una actualización a través del correo electrónico.
Las primeras, que son las importantes, son aquellas en dónde se van a tomar decisiones y no sólo de elegir una opción o la otra, sino las que dan dirección estratégica al negocio. Son las que construyen los argumentos y generan ideas colectivas que realmente signifiquen una sinergia real. Luego vienen esas otras que son importantes de ir porque construyen relaciones, dan valor a tu marca personal y claramente hacen que la gente adecuada te vea. Ellas son importantes sí para el hoy porque facilita la comunicación, pero sobre todo para el mediano y largo plazo.
Luego vienen a las que te invitan porque formas parte del equipo, del área y que únicamente es para establecer estatus de proyectos o delegación de nuevas actividades. Éstas son en las que hoy me gustaría enfocarme porque son las que podrían reducir dramáticamente esas 31 horas en promedio y aumentar tu desarrollo de habilidades, de logro de objetivos y de creación de relaciones reales.
Este tipo de juntas las identificas porque la gente llega tarde (sí, porque claramente no es su prioridad), se la pasan en el teléfono o de plano tienen abierta la computadora poniendo nula atención a lo que se dice. Ante este tipo de acciones, se podría hacer una lectura particular de la persona, pero hoy te quiero invitar a que esos indicadores se vean como una gran información de lo improductivas que pueden llegar a ser y la importancia de cambiar algunas formas para que las juntas sean efectivas y productivas.
Ahora, si ya viste que tu eres el organizador mayor de este tipo de eventos, es importante que vayas transformándolo. Puede ser en una reunión de pasillo, en un correo electrónico o simplemente, si lo tuyo sí es la reunión, pensar a quién puedes únicamente mandarle la minuta del día para que se enteren sin hacerles perder el tiempo.
Si tu eres de los convocados que solo de recibir la invitación quieres llorar, es momento que empieces a ser políticamente correcto para la forma en que poco a poco irás diciendo que no a las que no son indispensable que vayas. Por ejemplo, se vale preguntar si realmente es necesario que asistas porque en este momento estás trabajando en X proyecto que requiere tu atención (sí, lo estás dejando en la cancha de la persona con todo el contexto para que se establezcan prioridades). Se vale también decir que por las próximas semanas estarás fuera de la oficina y tienes que dejar algunos asuntos resueltos, pero que te encantará recibir la minuta para estar informado. No vendría mal revisar este video de cómo decir que no para que no afecte la percepción que tienen de nosotros.
Entiendo que la cultura organizacional rige mucho de estas actividades, pero está en cada uno de nosotros ir transformándola en algo que sea mucho más efectiva y sobre todo que nos ayude a ser más productivos.
¿Tú trabajas en una empresa que tiene “juntitis”?
¡Gracias por leerme y compartir!
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